Để gắn kết doanh nghiệp trong thời đại 4.0, tổ chức sự kiện là một phần không thể nào thiếu trong mỗi tổ chức. Nhưng bạn lại cảm thấy khó khăn trong khâu lên ý tưởng và không biết làm thế nào để thực hiện một cách chỉnh chu. Hãy cùng Fly Group tìm ra những lý do tại sao phải tổ chức sự kiện và các các cách thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất, để mọi người có thể dễ dàng áp dụng ngay dưới đây.
Tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp
Tổ chức sự kiện là một khái niệm không còn xa lạ với nhiều người. Nếu bạn đang sinh hoạt, công tác và làm việc ở trong một tập thể, công ty hay xí nghiệp thì sẽ thấy các hoạt động của tổ chức sự kiện được diễn ra phổ biến và dày đặc. Ví dụ như văn nghệ, hội thao, teambuilding, gala dinner,…
Việc thường xuyên tổ chức các hoạt động này, sẽ làm tăng sự đoàn kết và tinh thần gắn kết của mọi người trong tổ chức cũng như tạo sự gắn bó giữa nhân viên với doanh nghiệp.
Để triển khai và thực hiện được một hoạt động của tập thể, cần trước tiên cần có ý tưởng chủ đạo sau đó hình thành nên nội dung và các bước sẽ tạo nên sự kiện ấy.
Lý do nên tổ chức các hoạt động sự kiện trong doanh nghiệp
Bên cạnh việc giúp mọi thành viên khi tham gia được thoải mái, giải trí và thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng. Đồng thời, làm tăng sự kết nối của các thành viên được tiếp xúc, gần gũi và hiểu thêm về nhau nhiều hơn. Nhờ vậy, mà làm tăng hiệu quả làm việc và chất lượng cũng được cải thiện dần lên. Mặt khác, có một số bạn còn có tính cách khác rụt rè, chưa được cởi mở và hoà nhập được. Khi tham gia các hoạt động này, sẽ góp phần làm thay đổi con người giúp họ trở nên sôi nổi, năng động và dễ hòa mình vào đám đông hơn.
Ngoài việc đem lại giá trị cho từng thành viên trong công ty thì tổ chức sự kiện cũng mang đến những lợi ích cả trước mắt và lâu dài cho doanh nghiệp. Những giá trị của các hoạt động sẽ được thể hiện trên nhiều mặt, trước hết là hiệu ứng truyền thông. Là thu hút được sự chú ý và quan tâm của công chúng đến với hoạt động đó. Đồng thời, trở thành công cụ để công ty quảng bá và tiếp cận dịch vụ đến gần hơn với từng đối tượng khách hàng đang có xu hướng quan tâm. Lan toả danh tiếng của công ty đến với nhiều người hơn. Gây dựng được một lượng khách hàng tiềm năng về lâu về dài.
Tiếp theo là nâng tầm giá trị thương hiệu của doanh nghiệp chứng tỏ được vị thế của công ty trong môi trường cạnh tranh. Góp phần xây dựng và phát triển sản phẩm các dịch vụ khác của công ty. Bên cạnh đó, làm thay đổi cái nhìn tạo ấn tượng tốt cho nhân viên cũng như khách hàng về công ty. Nhắm đến mục tiêu xây dựng uy tín và lòng tin sâu sắc trong lòng khách hàng cũng như nhân viên làm việc.
Và thông qua những hoạt động đó sẽ có lưu lại được các khoảnh khắc của nhân viên thông qua video và hình ảnh. Đây cũng là một hình thức xây dựng hình ảnh Fanpage và website của công ty trở nên đa dạng và phong phú về nội dung cũng như hình thức. Có một giao diện và hồ sơ năng lực công ty một cách hoàn thiện, chỉnh chu và chuyên nghiệp hơn. Đem lại thiện cảm và ấn tượng tốt cho khách hàng khi vào tìm kiếm hoặc thấy trên các phương tiện truyền thông.
Cách thức diễn ra một sự kiện trong doanh nghiệp
Để tổ chức các hoạt động trong công ty vào các dịp lễ tết hay các dịp quan trọng một cách chuyên nghiệp và thành công nhất cũng như nhận được sự hài lòng của mọi người thì người tổ chức cần phải chỉnh chu, tỉ mỉ và đầu tư trong 3 giai đoạn sau đây:
Giai đoạn diễn ra trước khi sự kiện diễn ra:
Cần hiểu rõ được mục đích mà sự kiện đó muốn hướng đến là gì, từ đó tìm hiểu đối tượng tham gia, không gian và chi phí bỏ ra. Để lên ý tưởng, kế hoạch chỉnh chu cho sự kiện đó. Tiến hành nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng khách mời sẽ tham dự sự kiện để có cách sắp xếp, bày trí hợp lý.
Lên timeline chi tiết và cụ thể cho từng nội dung sẽ diễn ra trong sự kiện đó bằng cách chọn thời gian tổ chức sao cho tất cả đối tượng tham gia đều đi được. Địa điểm cũng hết sức quan trọng bởi nó sẽ quyết định đến trang phục, phong thái trong sự kiện đó.
Một điều quan trọng mà không nên bỏ qua, đó chính là nhân lực – đây được xem là đội ngũ sẽ trực tiếp thực hiện toàn bộ sự kiện và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả. Nên là phải chuẩn bị và lựa chọn nhân lực một cách cẩn trọng và kỹ càng để hạn chế rủi ro.
Ngoài ra, công tác truyền thông cho sự kiện cũng vô cùng quan trọng, góp phần quyết định đến bao nhiêu phần trăm thành công. Truyền thông sẽ tùy thuộc vào mức độ quy mô của sự kiện đó: truyền thông nội bộ và truyền thông rộng rãi.
Giai đoạn khi sự kiện diễn ra:
Cần thực hiện đúng và đầy đủ mọi hoạt động đã đề ra trong kế hoạch, để đảm bảo mọi đối tượng tham gia đều được đón tiếp và phục vụ một cách hài lòng và chỉnh chu nhất. Ưu tiên phần tiếp đón và sắp xếp chỗ ngồi sẽ đánh giá được xem khâu tổ chức có chỉnh chu và tinh tế hay không.
Hãy cố gắng giải quyết những sự cố xảy ra trong sự kiện một cách nhanh gọn và làm nhỏ vấn đề để càng ít người biết và không làm ảnh hưởng quá nhiều đến đối tượng tham gia. Bên cạnh đó, cần cẩn trọng kiểm tra và theo sát mọi hoạt động diễn ra trong kế hoạch để đảm bảo rằng sự kiện đang được vận hành một cách trơn tru và chuyên nghiệp.
Chú ý quan tâm và cố gắng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu mà khách mời đưa ra nếu nó hoàn toàn phù hợp điều này sẽ giúp cho sự kiện được đánh giá cao hơn và hiệu ứng truyền thông cũng được lan toả với quy mô rộng hơn.
Giai đoạn sau khi sự kiện kết thúc:
Quảng bá và xúc tiến truyền thông cho sự kiện chính là khâu cực kỳ quan trọng, đóng góp rất lớn vào hiệu ứng đám đông và đánh giá được sự kiện đó có đáp ứng được yêu cầu như ban đầu đưa ra hay không. Đồng thời, sẽ lan toả mức độ ảnh hưởng của thương hiệu công ty đến với công chúng.
Đánh giá sự kiện chính là khâu để nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện và hiệu quả làm việc của ekip và sự kết hợp của các phòng ban. Từ đó, nhìn nhận những mặt chưa làm được để đưa ra những giải pháp và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau được tốt hơn.
Kiểm tra và cân đối ngân sách để tránh trường hợp bị lãng phí hoặc thiếu sót dẫn đến chất lượng của sự kiện đó không được tốt. Hoặc cân đối sao cho phù hợp để hạn chế được ngân sách phải chi trả cho doanh nghiệp tiết kiệm cho những lần sau.
Qua bài viết trên đã thấy được tầm quan trọng của việc tổ chức các hoạt động trong công ty cũng như cách thức tổ chức để có một buổi sự kiện thành công. Nếu như doanh nghiệp bạn muốn có những thước fim thật ý nghĩa hay những khoảnh khắc đẹp trong các sự kiện quan trọng, hãy chọn Fly Group là cộng sự. Đảm bảo rằng với đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, đầy trách nhiệm và tâm huyết sẽ tạo nên những điểm khác biệt cho công ty của bạn qua tưng video và hình ảnh!
